Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Internal Universitas Katolik Santo Thomas Medan Berbasis Web

Abstract

Perkembangan teknologi informasi telah mendorong banyak institusi pendidikan untuk beralih dari sistem manual menuju sistem digital guna meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan data. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Internal Universitas Katolik Santo Thomas Medan berbasis web yang mampu membantu tata usaha dan pimpinan dalam proses pengelolaan surat secara terintegrasi, cepat, dan akurat. Sistem ini dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework Laravel, serta menggunakan MySQL sebagai basis data utama. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan adalah Waterfall, yang meliputi tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Sistem yang dibangun memiliki fitur utama seperti pencatatan surat masuk dan surat keluar, pencarian arsip surat, pelacakan status surat secara real-time, serta notifikasi distribusi surat kepada pimpinan terkait. Hasil pengujian hasil yang diharapkan bahwa sistem ini mampu mempercepat proses pengelolaan surat dibandingkan metode manual sebelumnya, meminimalisasi kehilangan arsip, serta meningkatkan transparansi dalam alur surat menyurat internal universitas. Dengan adanya sistem ini, proses administrasi surat di Universitas Katolik Santo Thomas Medan menjadi lebih efisien, tertata, dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang.